Politique de protection des renseignements personnels

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

OBJECTIF

La présente Politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») décrit l’engagement d’Exponenti’elles visant à respecter la confidentialité des renseignements personnels et explique comment l’organisme les recueille, utilise, protège et communique. Il s’agit notamment des renseignements personnels des participantes, des donateurs, des donateurs potentiels, des employés, des bénévoles, des membres du conseil d’administration et des personnes qui participent avec nous à des initiatives communautaires.

Exponenti’elles s’engage à fournir à ses participantes les services de coaches, d’employés et de bénévoles fiables et de confiance, qui protègeront la confidentialité de tous leurs renseignements personnels, sauf si elles donnent leur consentement explicite.

PORTÉE

Afin de mieux protéger la vie privée, Exponenti’elles a intégré cette Politique pour expliquer ses pratiques relatives aux renseignements et à l’identification en ligne. Le présent document présente également les choix et les droits des personnes quant à la façon dont leurs renseignements sont utilisés.

Afin de collecter des informations personnelles en ligne, Exponenti’elles a besoin du consentement des personnes. Exponenti’elles fournira un lien direct accessible au grand public vers cette politique sur son site internet et invitera les personnes à confirmer la lecture de cette politique avant de soumettre toute information personnelle à Exponenti’elles. En choisissant de nous soumettre des informations personnelles, une personne confirme son consentement à tous les termes de cette politique de confidentialité. Si elles ne sont pas à l’aise avec le fait de nous donner leurs renseignements personnels sur notre site Internet, elles peuvent s’informer au sujet d’Exponenti’elles en nous envoyant un courriel à l’aide de la page « Contactez-nous ».

Comme la plupart des activités d’Exponenti’elles sont jugées comme étant de nature non commerciale, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») fédérale s’applique rarement. Néanmoins, Exponenti’elles a volontairement accepté de se conformer aux principes énoncés dans la LPRPDE et à la réglementation qui en découle, ainsi qu’aux modifications qui y sont apportées de temps à autre. Le cas échéant, dans les juridictions disposant de leur propre législation sur la protection de la vie privée, Exponenti’elles se conformera à la législation de cette juridiction.

La présente politique

Définit les principales modalités.
Explique la confidentialité relative aux coaches.
Énonce les objectifs de la collecte de renseignements personnels.
Présente l’utilisation des renseignements personnels.
Décrit la façon dont Exponenti’elles stocke, protège et partage les renseignements personnels.
Outline how to access and update Personal Information

DÉFINITION

Renseignements personnels : Il s’agit de toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, concernant une personne identifiable, et peut inclure son nom, son adresse, son courriel, son numéro de téléphone, son âge, son information financière, etc. Les renseignements personnels ne comprennent pas la plupart des coordonnées d’affaires, comme le nom, le poste, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone ou de télécopieur professionnel d’une personne.

Confidentialité : L’obligation de tous les employés d’Exponenti’elles, ou ceux qui agissent au nom de d’Exponenti’elles, de garder les informations personnelles confidentielles. La question de la confidentialité surgit dans le cadre d’une relation où des renseignements personnels sont partagés. Comme le partage de renseignements personnels est essentiel pour évaluer avec précision les participantes d’Exponenti’elles, et pour leur fournir des services, l’organisme est tenu par la loi de veiller à ce que tout renseignement concernant les participantes obtenu dans le cadre de la prestation de services soit protégé et demeure confidentiel.

Consentement éclairé : Autorisation qu’accorde une personne après avoir été informée des avantages prévus, des risques, des autres mesures envisageables et des conséquences probables de recevoir ou non des services, et après avoir eu la possibilité de poser des questions.

POLITIQUE ET PROCÉDURES

Confidentialité avec les coaches

Tous les coaches qui participent à nos programmes respectent le code de déontologie et les normes de conduite de l’International Coach Federation. Par conséquent, les coaches s’engagent également à assurer la confidentialité du contenu des conversations de coaching. D’autres renseignements sont accessibles à : https://coachfederation.org/app/uploads/2020/03/Code_of_Ethics_FRENCH_2020.pdf.

Les gestionnaires de programme d’Exponenti’elles communiquent avec chaque coach afin de suivre les progrès de chaque participante tout au long du programme. Les renseignements recueillis ne portent que sur le progrès et les forces des participantes, et peuvent même servir à déterminer si l’aide d’employés – en dehors du coaching – est nécessaire pour permettre aux participantes d’atteindre leurs objectifs et d’être à la hauteur de leurs aspirations. Le coach ne divulgue jamais d’information sensible sans avoir obtenu le consentement de la participante.

Les coaches et les employés sont tenus par la loi de faire un signalement aux autorités dans les cas suivants :

Ils ont connaissance d’un cas de négligence ou de maltraitance d’un enfant.
Ils se sentent en danger.
Ils sentent qu’une participante va se blesser elle-même ou blesser d’autres personnes.

Collecte de renseignements

Exponenti’elles obtient le consentement éclairé des personnes concernées avant de recueillir leurs renseignements personnels et, dans tous les cas, avant de les utiliser ou de les communiquer pour quelque raison que ce soit. Le consentement peut être accordé par voie orale, électronique (à l’aide de notre site Web ou en soumettant ses renseignements personnels au moyen du site Web) ou par écrit.

Exponenti’elles recueille les renseignements personnels de personnes et de tiers partenaires de services après avoir obtenu leur consentement ou si la loi l’autorise à le faire (par exemple, lorsqu’une personne présente une demande pour participer à l’un de nos programmes ou qu’elle prend part à nos événements, utilise notre site Web ou discute avec un représentant d’Exponenti’elles).

Exponenti’elles reçoit et conserve certains types de renseignements lorsqu’une personne interagit avec son site Web, ses courriels et ses publicités en ligne. Nous recueillons ces renseignements dans le but de permettre au site Web de fonctionner correctement, d’évaluer l’utilisation du site Web et de soutenir les données analytiques et les campagnes de marketing du site Web. Voici quelques exemples :

Collecte de renseignements techniques, notamment l’adresse IP, le système d’exploitation et le type de navigateur, l’adresse d’un site de renvoi, le cas échéant, et les pages qui ont mené à nos pages Web.
Collecte et utilisation de témoins pour reconnaître une personne lorsqu’elle utilise ou consulte de nouveau notre site Web. Nous procédons de la sorte pour offrir une expérience en ligne continue et plus fluide. Un témoin est un petit fichier texte qu’un site Web ou un courriel sauvegarde sur le navigateur et conserve sur le disque dur afin d’enregistrer les sites Web visités.
● Collecte et utilisation de pixels espions. Les pixels espions nous permettent de savoir si une page en question a été consultée, si un courriel a été ouvert ou si des bannières de publicité sur notre site Web ou sur d’autres sites sont efficaces.

Le site Web d’Exponenti’elles ne recueille pas sciemment les renseignements personnels d’enfants âgés de moins de 13 ans sans avoir obtenu au préalable le consentement parental. Veuillez communiquer avec nous au moyen de la section Nous joindre de la présente politique si vous croyez que nous avons recueilli des renseignements auprès de votre enfant et nous les supprimerons.

Utilisation des renseignements personnels

L’organisme Exponenti’elles détermine les fins auxquelles il utilise les renseignements personnels au moment de les recueillir et d’obtenir le consentement à cet égard, dans tous les cas, avant toute utilisation. En plus d’utiliser les renseignements personnels comme le permet ou l’exige la loi, Exponenti’elles s’en sert habituellement aux fins suivantes :

Traiter une demande soumise ;
Établir des relations, faciliter les possibilités de réseautage et jumeler les participantes avec des coaches, des conseillers ou des mentors ;
Fournir un soutien administratif ou technique ;
Recueillir des avis et des commentaires au moyen de sondages ;
Utiliser dans le cadre de sollicitation pour une collecte de fonds ;
Ajouter une personne à notre liste d’envoi ;
Traiter une demande soumise relativement au bénévolat, à un emploi ou à d’autres possibilités, selon le cas, et faire d’autres utilisations conformément aux attentes raisonnables au moment de la collecte (p. ex., contrôle de la qualité).

Stockage, protection et partage des renseignements personnels

Exponenti’elles peut conserver un dossier contenant des renseignements personnels, de la correspondance ou des commentaires relatifs à une personne.

Exponenti’elles peut conserver un dossier contenant des renseignements personnels, de la correspondance ou des commentaires relatifs à une personne. Exponenti’elles utilise, communique ou conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faut pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et comme le permet ou l’exige la loi.

Exponenti’elles conserve les renseignements personnels recueillis à ses bureaux de Toronto, en Ontario, et dans ses bureaux régionaux. Nos partenaires de services peuvent, à l’occasion, également détenir des renseignements personnels liés à des fins auxquelles la personne concernée a accordé son consentement.

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification. Les seuls employés ayant été autorisés à accéder aux renseignements personnels sont un besoin de connaître pour des fins professionnelles ou dont les fonctions exigent raisonnablement qu’ils consultent ces renseignements.

L’organisme Exponenti’elles détermine à qui et pour quelles raisons il communique les renseignements personnels au moment de leur collecte et seulement s’il a obtenu le consentement à l’égard d’un tel partage. Nous partageons les renseignements personnels avec des partenaires, y compris les organismes d’aiguillage.

Accès aux renseignements personnels et mise à jour de ceux-ci

Comment peut-on réviser les renseignements personnels que nous avons recueillis ?

Si une personne fait une demande par écrit pour accéder à l’un ou l’autre des renseignements personnels qu’Exponenti’elles a recueillis, utilisés ou communiqués, nous ferons tout notre possible pour les lui fournir dans la mesure où la loi l’exige. Exponenti’elles met ces renseignements personnels à la disposition de la personne d’une façon généralement compréhensible et explique toute abréviation ou tout code.

Qu’arrive-t-il si les renseignements personnels changent ?

Exponenti’elles veille à ce que les renseignements personnels restent exacts, complets et à jour, au besoin, aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous nous attendons à ce qu’à l’occasion, on nous fournisse des mises à jour par écrit sur les renseignements personnels, si nécessaire.

En tout temps, il est possible de confirmer l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements personnels que nous avons au dossier. S’il est démontré que les renseignements personnels que nous avons au dossier sont inexacts ou incomplets, nous les modifierons au besoin. Il est possible de faire une demande de modification des renseignements sur la page Nous joindre de notre site Web ou en envoyant un courriel à privee@exponentielles.ca. S’il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers (c.-à-d., aux organismes d’aiguillage, aux coaches, aux conseillers, etc.) ayant accès aux renseignements personnels.

Combien de temps faut-il pour recevoir les renseignements personnels ?

Nous nous efforçons de répondre à chaque demande écrite d’accès aux renseignements personnels au plus tard trente (30) jours après la réception d’une telle demande. Nous avisons la personne concernée par écrit si nous ne pouvons pas répondre à sa demande dans les délais. Il est possible de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada en raison de ce délai.

Y a-t-il des frais à acquitter pour accéder aux renseignements personnels ?

Nous ne vous facturons pas de frais pour accéder aux renseignements personnels que nous avons au dossier ou pour accéder à notre politique et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels sans présenter au préalable une estimation des coûts, le cas échéant. Une demande d’accès aux renseignements peut être retirée en nous avisant durant la période de trente (30) jours indiquée dans l’estimation. Nous nous efforçons d’acquiescer à toute demande d’accès aux renseignements personnels au mieux de nos capacités et dans la mesure du possible.

Comment confirmons-nous l’identité d’une personne dans une demande par écrit ? Nous pourrions demander à la personne de fournir d’autres pièces d’identité (p. ex., des documents émis par le gouvernement ou une identification avec photo) pour l’autoriser à accéder à ses renseignements personnels ou pour savoir comment ils sont utilisés ou communiqués. Tout renseignement d’identification doit uniquement être utilisé à cette fin.

Communiquer avec nous au sujet des renseignements personnels

Tous les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant les renseignements personnels ou notre politique et nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, doivent être transmis à privee@exponentielles.ca ou par la poste à :

Directeur des opérations

Exponenti’elles

111, rue Queen Est

Immeuble Sud, Bureau 450 Toronto (Ontario) M5C 1S2